Ihr Betrieb arbeitet. Die Bürokratie läuft automatisch.

Ich baue für kleine und mittlere Betriebe die Abläufe, die Zeit fressen: E-Rechnung und Belege, Dokumentation vom Einsatzort, Ablösung alter Software. Festpreis vor Projektstart, geprüfte Übergabe mit Abnahmeliste, ein Ansprechpartner. Was ich für Sie betreibe, läuft auf Servern in der EU oder auf Ihrer Hardware. Sitz im Rhein-Main-Gebiet, Zusammenarbeit bundesweit per Video.

Erstgespräch kostenlos. Ein-Mann-Betrieb: Ich nehme nur so viele Projekte an, wie ich sauber betreuen kann.

Beispieldaten Beispiel mit erfundenen Daten: Lieferschein 4471 gegen Bestellung 2026-0932 – Abweichung: 3 statt 5 Umwälzpumpen geliefert, sichtbar, bevor bezahlt wird Sprachnotiz Servicebericht Auftrag 2026-114 PDF abgelegt Sprachnotiz vom Einsatz — fertiger Bericht, bevor der Wagen abgestellt ist Lieferschein 4471 geprüft gegen Bestellung 2026-0932 Artikelgeliefertbestellt Kupferrohr 22 mm12 m12 mPressfitting Bogen20 Stk.20 Stk.Umwälzpumpe3 Stk.3 Stk.5 Stk.Absperrventil 3/4"6 Stk.6 Stk.Dämmschale30 Stk.30 Stk. ! Abweichung: 3 statt 5 geliefert sichtbar, bevor bezahlt wird

01Angebote

Drei Dinge, die ich für Ihren Betrieb baue

Ihre bestehenden Werkzeuge bleiben. Die Routine läuft im Hintergrund, Sie prüfen und geben frei.

E-Rechnung und Belege

Eingangsbelege werden ausgelesen und abgelegt, Ausgangsrechnungen sind XRechnung- und ZUGFeRD-fähig, Lieferscheine werden gegen Bestellungen und Preise geprüft. Seit 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Ab 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie ausstellen, ab 2028 alle Betriebe bei Rechnungen an andere Unternehmen. Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Kleinunternehmer.

Ergebnis: Belege in Minuten statt Stunden, Abweichungen sichtbar, bevor bezahlt wird.

Mehr dazu → E-Rechnung 2027 · Belege ohne Abtippen

Dokumentation vom Einsatzort

Sprachnotiz und Fotos von der Baustelle oder vom Kunden werden zum Bautagebuch, Servicebericht oder Prüfprotokoll — als PDF im Firmen-Layout, abgelegt pro Auftrag. Betriebsanweisungen und Unterweisungsregister entstehen aus dem gleichen Weg.

Gedacht für Betriebe, die viel vor Ort festhalten müssen: Gutachter, Prüfer, Wartungs- und Servicebetriebe.

Ergebnis: Kein Nachtragen am Abend, Doku ist fertig, wenn der Wagen abgestellt ist.

Mehr dazu →

Eigene Software statt Abo und Altsystem

Die gewachsene Excel-Tabelle, das Warenwirtschaftssystem von 2006, das Abo, von dem Sie ein Zehntel nutzen — ich baue nach, was Sie tatsächlich brauchen. Die Software gehört Ihnen, mit Quellcode, ohne laufende Gebühren.

Ergebnis: Ein System, das jeder im Betrieb bedienen kann, und keine Lizenzrechnung mehr.

Mehr dazu →

02Bausteine

Drei Einstiegs-Bausteine zum Festpreis

Für diese drei klar umrissenen Abläufe brauchen Sie keine Betriebs-Analyse. Der Preis steht fest. Im Klärungstermin prüfen wir, ob Ihr Ablauf in den Baustein passt.

Voraussichtlich 1 bis 2 Wochen

E-Rechnung für Ihr bestehendes Programm

3.900 €Festpreis, bestätigt nach Klärungstermin

Für Betriebe, deren Programm keine E-Rechnung kann und die nicht umsteigen wollen.

  • Eingangs-E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden lesbar angezeigt und pro Lieferant abgelegt.
  • Ausgangsrechnungen entstehen aus den Daten, die Sie heute schon erfassen – als XRechnung oder ZUGFeRD in einem Profil, das als E-Rechnung gilt (mindestens BASIC bzw. EN 16931).
  • Formatprüfung vor dem Versand.
  • Übergabe mit Prüfliste.

Wenn für Ihren Betrieb ein Standardprogramm für rund 15 € im Monat reicht, sage ich Ihnen das im Erstgespräch.

Voraussichtlich 2 bis 4 Wochen

Einsatzbericht per Sprachnotiz

5.900 €Festpreis, bestätigt nach Klärungstermin

Für Betriebe mit mehreren Leuten im Außendienst.

  • Aus Sprachnotiz und Fotos entsteht der Bericht als PDF im Firmenlayout.
  • Eine Berichtsart nach Wahl: Servicebericht, Bautagebuch oder Prüfprotokoll.
  • Ablage pro Auftrag.
  • Sie prüfen und geben frei.
Voraussichtlich 1 bis 2 Wochen

Werkzeuge für Ihre Website

1.500 bis 2.500 €je Werkzeug, Festpreis nach Klärungstermin

Für Betriebe, deren Website mehr Anfragen bringen soll.

  • Anfrage-Assistent mit Foto-Upload und Terminvorschlag
  • Preis- oder Pflegerechner nach Ihren eigenen Zeitwerten
  • Website-Wache: wöchentliche Prüfung auf Ladezeit, Einwilligungsbanner, Pflichtangaben, tote Links und widersprüchliche Angaben
  • Einbau in Ihre bestehende Website

Website-Wache ab 49 € im Monat

Der Weg zum festen Preis

  1. Erstgespräch · 30 Minuten · kostenlosEin Problem im Ablauf oder eine erste Idee reicht. Ein Konzept brauchen Sie nicht.
  2. Klärungstermin · 90 Minuten · 290 €Bei Auftrag voll angerechnet. Per Bildschirmfreigabe, es werden keine Dateien übertragen.
  3. Schriftliches AngebotZum Festpreis.

Alle Preise sind Endpreise. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechne ich keine Umsatzsteuer.

Für alles, was größer ist oder mehrere Abläufe betrifft, bleibt der Weg über die Betriebs-Analyse.

03Referenzen

Was Kunden sagen

Drei Betriebe, für die ich gebaut habe. Alle drei haben der namentlichen Nennung zugestimmt.

Bildschirmfoto aus TreeDecay3D, Beispieldaten: Baumstamm in 3D-Ansicht mit rot markierter Fäulezone über mehrere Messebenen Bildschirmfoto aus TreeDecay3D, Beispieldaten: Querschnitt einer Messebene mit Fäulebereich, Messpunkten und Auswertung der Restwand
Bildschirmfoto aus TreeDecay3D · Beispieldaten — Fäulezone im Stamm, aus Messwerten berechnet – für Baumgutachter gebaut.
Eigene Fachsoftware

„Seit über 25 Jahren beschäftige ich mich beruflich mit Bäumen und untersuche sie unter anderem mit Resistograph, Schalltomographie und Arborradix. Gemeinsam mit Thomas werden die gewonnenen Messdaten technisch aufbereitet, um Fäule im Inneren eines Baumes dreidimensional und verständlich sichtbar zu machen. Der schnelle und unkomplizierte Austausch über den Messenger macht beinahe süchtig — entsprechend zügig entwickelt sich unser gemeinsames Projekt weiter."

Jörg Hirzmann, Baumgutachter

TreeDecay3D — Messdaten aus Bohrwiderstand und Schalltomographie werden zu einem räumlichen Bild des Stamminneren. Im Einsatz.

Eigene App

„Die Zusammenarbeit mit Thomas ist für mich wirklich außergewöhnlich gut. Besonders schätze ich die schnelle Umsetzung, die sehr gute Erreichbarkeit und dass er auf meine Wünsche nicht nur eingeht, sondern immer wieder eigene Verbesserungsvorschläge einbringt. Die App ist kein starres, abgeschlossenes Projekt, sondern entwickelt sich mit meinen Ideen stetig weiter — und die Umsetzung ist häufig sogar besser, als ich sie ursprünglich erwartet hatte."

Konstantin Tafill, Holistic Breathwork

Fach-App für Atemtraining mit Coach-Ansicht · außerdem tafill-baumpflege.de

Website

„Die Zusammenarbeit mit Thomas war super angenehm und unkompliziert. Er hat meine Vorstellungen bzgl. der Website direkt verstanden, tolle eigene Ideen eingebracht und das Ganze genau so umgesetzt, wie ich es mir gewünscht habe. Mit dem Ergebnis bin ich wirklich sehr zufrieden."

Johannes Fischer, Steuerberater

Überarbeitung der Kanzlei-Website · jf-steuerberater.de

04Beispiele

Sehen statt glauben

Zwei Beispiele zum Anklicken und eines zum Nachlesen, mit erfundenen Zahlen, direkt im Browser. Es wird nichts übertragen.

Wenn die Excel-Tabelle der halbe Betrieb ist

Aus der Tabelle, die nur noch einer versteht, wird ein System für alle — und Sie lassen alt gegen neu nachrechnen, auf den Cent.

Ausschnitt aus dem Beispiel: gewachsene Excel-Tabelle mit Formelfehler #BEZUG!, offenem Rabatt und doppeltem Eintrag

Ausschnitt aus dem Beispiel, erfundene Daten.

Beispiel öffnen

Was kostet Sie der Papierkram?

Drei Regler, Ihre Zahlen.

24.840 €
gebundene Arbeitszeit pro Jahr — 69 volle Arbeitstage

Reine Rechnung aus Ihren Angaben (46 Arbeitswochen). Kein Einsparversprechen — was davon automatisierbar ist, klärt die Analyse.

So sieht eine Abnahmeliste aus

Beispiel mit erfundenen Daten

Fall: die Lieferschein-Prüfung aus der Animation oben — Lieferschein 4471 gegen Bestellung 2026-0932. Rot hinterlegt sind die Zeilen, in denen eine Abweichung absichtlich eingebaut wurde, um zu zeigen, dass sie erkannt wird.

Anforderungwie geprüftErgebnisselbst ausprobieren
Alle Positionen des Lieferscheins werden erfasstLieferschein 4471 mit 5 Positionen eingespielt, Ergebnis Zeile für Zeile mit dem Papier verglichenJa — 5 von 5 Positionen richtigTestlieferschein öffnen und die erfassten Positionen neben das Papier legen
Jede Position wird der Bestellung zugeordnetLieferschein gegen Bestellung 2026-0932 abgeglichenJa — 5 von 5 Positionen zugeordnetLieferschein und Bestellung nebeneinander ansehen
Eine falsche Menge wird angezeigt, bevor bezahlt wirdTestlieferschein mit 3 statt 5 Umwälzpumpen eingespieltJa — „Abweichung: 3 statt 5 geliefert“ rot markiertIm Testlieferschein eine Menge ändern und die Markierung ansehen
Eine fehlende Position wird erkanntTestlieferschein mit fehlender Position eingespielt (Dämmschale fehlt)Ja — „Dämmschale: bestellt 30, nicht geliefert“ gemeldetIm Testlieferschein eine Zeile streichen
Kein Fehlalarm, wenn alles stimmtLieferschein eingespielt, der genau zur Bestellung passtJa — keine Abweichung gemeldetDen unveränderten Testlieferschein einspielen

Sie sehen alles vor dem Go-Live. Die Spalte „selbst ausprobieren“ sagt, wo Sie selbst nachsehen können.

05Preise

Klein anfangen, messbar wachsen

Festpreis heißt Festpreis: Was im Angebot steht, kostet genau das. Kein größeres Projekt ohne Analyse. Für die Standardbausteine reicht ein Klärungstermin.

Schritt 1 · zwei Analysetage

Betriebs-Analyse

2.400 €Festpreis

Zwei Analysetage, ohne dass Sie Ihren Betrieb unterbrechen: Wir gehen Ihre Abläufe per Video und anhand echter Belege, Listen und Bildschirmaufnahmen durch. Ergebnis ist ein schriftlicher Fahrplan: die größten Zeitfresser mit geschätzten Kosten, was sich rechnet, was nicht, und ein konkretes Angebot.

Analyse anfragen
Schritt 2 · 4 Wochen

Umsetzungs-Sprint

7.900 €Festpreis nach Analyse

Ein Ablauf live in 4 Wochen. Festpreis nach Analyse, ohne Nachforderungen. Sie sehen alles vor dem Go-Live, jeder Ablauf funktioniert für sich, Sie können nach jedem aufhören.

Gespräch anfragen
Nach Analyse · Individuell

Größere eigene Software

ab 12.000 €Angebot

Für umfassendere Vorhaben und mehrere verzahnte Abläufe. Ein Festpreis vorab ist hier nicht möglich, weil der genaue Umfang erst nach der Analyse feststeht — dafür ist der Klärungstermin da. Angebot nach Analyse.

Gespräch anfragen

Betreuung und Ausbau

Hosting auf Servern in der EU, Updates, Überwachung und laufende Pflege — monatlich kündbar. Zusatzarbeit: 120 € pro Stunde.

Laufend · Monatlich kündbar

Betreuung Basis

290 €pro Monat

Hosting auf Servern in der EU, Updates, Überwachung und laufende Betriebsbereitschaft.

Gespräch anfragen
Laufend · Monatlich kündbar

Betreuung Standard

590 €pro Monat

Hosting in der EU, Updates, Überwachung, dazu Anpassungen bis 3 Stunden und Antwort am nächsten Werktag.

Gespräch anfragen
Laufend · Monatlich kündbar

Betreuung Plus

990 €pro Monat

Hosting in der EU, Updates, Überwachung, Anpassungen bis 8 Stunden und Antwort am selben Werktag.

Gespräch anfragen

Woran Sie mich messen können: Jeder Analysebericht enthält die Rubrik „lohnt sich nicht". Wenn Automatisierung für Ihren Betrieb keinen Sinn ergibt, steht das im Bericht — die 2.400 € haben dann eine teurere Fehlentscheidung verhindert.

Zuschüsse für Digitalisierung in Hessen →

06Fragen

Was Sie sich zu Recht fragen

Wer trägt die Verantwortung?

Ich. Nichts geht bei Ihnen live, was nicht geprüft wurde. Eine Berufshaftpflichtversicherung für IT-Dienstleistungen ist beantragt. Bei jeder Übergabe erhalten Sie eine Abnahmeliste: jede vereinbarte Anforderung, wie sie geprüft wurde, und das Ergebnis. Was Sie selbst ausprobieren können, steht dabei.

Mache ich mich von einem Einzelnen abhängig?

Nein. Die Software gehört Ihnen — mit Quellcode und Dokumentation, auf Servern in der EU oder Ihrer Hardware. Jeder erfahrene Entwickler kann das Projekt übernehmen.

Reicht nicht Copilot oder ChatGPT?

Für Mails und Texte oft ja. Nicht für Bohrkern, Baustelle, Lieferschein oder das Warenwirtschaftssystem von 2006 — und nicht, wenn Ihre Daten auf Ihrem Server bleiben sollen statt beim Anbieter.

Wir kennen uns nicht.

Müssen Sie vorab nicht. Die Beispiele oben können Sie sofort ausprobieren, der Einstieg ist ein Klärungstermin oder eine Analyse, beides zum festen Preis, und Sie können nach jedem Baustein aufhören.

Was ich nicht mache

Keine Rechts- und Steuerberatung. Keinen Festpreis für größere Vorhaben, bevor ich Ihre Unterlagen gesehen habe. Kein Projekt, bei dem ich nach der Analyse nicht sicher bin, dass es funktioniert – dann steht im Bericht ‚lohnt sich nicht‘.

Datenschutz

Was ich für Sie betreibe, läuft auf Servern in der EU (Hetzner, Rechenzentrum Helsinki, Finnland) oder auf Ihrer Hardware. Welche Daten wohin gehen, steht vor Projektstart in der Datenfluss-Übersicht – beim Einsatzbericht per Sprachnotiz auch, wo die Spracherkennung läuft. Wo Ihre Kunden mit KI interagieren, wird das gekennzeichnet, wie es die EU-KI-Verordnung verlangt. Vor Projektstart erhalten Sie für Ihr Vorhaben, prüfbar durch Ihren Datenschutzbeauftragten:

  • Datenfluss-Übersicht — welche Daten wohin gehen, und welche nicht, mit jedem beteiligten Dienst
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
  • Technische Schutzmaßnahmen und Löschkonzept mit Fristen

Zur Person

Ich bin Handwerker, kein Verkäufer. Sie bekommen mich ohne Anzug und ohne Verkaufsshow, ich komme aus der Praxis und erkläre alles ohne Fachchinesisch. Ein-Mann-Betrieb, ein Ansprechpartner. Wenn sich etwas für Ihren Betrieb nicht lohnt, sage ich es — auch wenn ich daran nichts verdiene.

Ehrenamt

Ein bis zwei kleine Automatisierungen pro Jahr baue ich unentgeltlich für gemeinnützige Einrichtungen aus der Region — Tierschutz, Kinder- und Jugendarbeit, soziale Träger. Voraussetzung ist ein Freistellungsbescheid; aktuell ist ein Platz frei. Kurz melden, zwei Sätze genügen.

07Kontakt

Kostenloses Erstgespräch

Schreiben Sie mir. Ich melde mich innerhalb eines Werktags, und wir klären in 30 Minuten, ob und was für Ihren Betrieb sinnvoll ist. Keine Verpflichtung.

siepmann.t@protonmail.com

Telefon: 0175 8886482 · Thomas Siepmann · Sitz im Rhein-Main-Gebiet, Zusammenarbeit bundesweit per Video.